市役所や国会などで実施される議事は基本、議事録というスタイルで永久保存をなされるものです。
その場ではテープで録音をされまますが、その後はテープ起こしをして正式に文章で記録をするのが特徴となっています。
このテープ起こしを仕事になされている方もいますが、議事録作成のポイントを簡単に見ていきましょう。
議事録作成のポイントは、言葉を正しく文章に書き写しているのかという点です。
一般的には話し言葉で会議は進められるので、その言葉を正確に記録にするのが難しいものでしょう。
間違えてはいけない箇所なので、最低でも10回はテープを聞き直すようにすることをお勧めします。
イヤホンを使用して外部の音をシャットアウトし、ボリュームは20ぐらいにして一字一句漏らさないようにしないといけません。
議事録作成が完了したあとは、責任者に一度見てもらい吟味をしたあとで記録保管をすることも大切です。
これで正しいものを納品することができます。
テープ起こしから議事録作成するのに人はどれくらいの時間を必要とするのか、目安を知れば工数を把握することができます。
文字起こし事態は、PCを使える人であればだれでも作業できるものですが、平均時間の目安としては音源の録音時間の4倍程度はかかると言われています。
たとえば30分の録音時間に対する、議事録作成について確認してみましょう。
まず録音する音源から素起こしをおこないますが、人の話すスピードは割と速く、多くの場合はスロー再生しながらか一度巻き戻してから再度聞くといった作業が必要になります。
そして文章内容を精査し必要な個所を抽出して議事録を作成します。
もちろん作成後のチェックも参加者で行う場合はそれにも時間がかかるため結果的に4倍程度、もしかするとそれ以上発生するという結果になってしますのです。
これに対して短縮するための方法はいくつかあり、音声を自動入力できるようなソフトを併用したりAIによる自動議事録サービスを利用したりするなどです。